Service Citoyen

Afin d’effectuer le suivi des prestations des jeunes effectuant leur Service Citoyen, ces derniers remplissaient chaque mois des fiches au format papier. Ces fiches étaient ensuite transmises et encodées manuellement par l’administration de la Plateforme, afin de calculer et de payer les indemnités auxquelles chaque jeune avait droit.

Dans ce contexte, MV Studio a mis en place une série de workshops afin de bien comprendre les process internes sous-jacents, afin de pouvoir les retranscrire au sein d’une plateforme digitale qui permettrait de passer outre l’encodage et la gestion manuelle de plusieurs centaines de dossiers par mois.

Délivrer une plateforme disposant de plusieurs rôles afin que chaque intervenant puisse encoder, valider, payer les indemnités. Les tuteurs ont ainsi un outil de suivi des prestations encodées par les volontaires, et l’administration de la Plateforme possède un outil centralisant l’ensemble des échanges et des interventions.

La plateforme contient plusieurs fonctionnalités :

• Calcul automatique des indemnités et des notes de frais sur base des encodages réalisés par les jeunes
• Accès personnel par login et mot de passe pour les jeunes effectuant leur Service où ils peuvent encoder leurs prestations et joindre leurs notes de frais
• Accès personnel par login et mot de passe pour les tuteurs qui encadrent ces jeunes, leur offrant ainsi une visibilité en temps réel sur les encodages
• Gestion et téléchargement des notes de frais par l’administration de la Plateforme pour le suivi de leur remboursement
• Validation des indemnités et des notes de frais entre les différentes parties prenantes, jusqu’à la clôture mensuelle du dossier
• Archivage de l’ensemble des pièces justificatives

Grâce à la plateforme mise en place, ce sont des journées d’encodage manuel qui sont dorénavant évitées. L’outil permet une communication facilitée et optimisée entre les tuteurs, les jeunes et le personnel administratif de la Plateforme. Le gain de temps est considérable pour toutes les parties, qui peuvent ainsi se concentrer sur leurs activités réelles, se déchargeant au maximum des aspects administratifs qui, autrefois, étaient contraignants et chronophages.